O que é benchmarking e por que ele é importante?

Você está procurando maneiras de melhorar o desempenho de sua empresa com estratégias de BI? O benchmarking pode ser a solução. Afinal, ele é uma forma de comparar as melhores práticas do mercado com os processos da sua organização, para identificar lacunas de desempenho e obter vantagem competitiva. 

O melhor disso é que o benchmarking pode ser aplicado a qualquer processo ou produto. O processo se concentra, principalmente, em medidas como qualidade, tempo, custo, eficácia e a satisfação dos clientes para identificar os problemas.

Porém, é importante destacar que o benchmarking não é uma ferramenta que traz o sucesso, rapidamente. Em vez disso, ele é um processo contínuo para examinar como os concorrentes alcançam um alto nível de desempenho, e quais processos são utilizados para manter o sucesso. 

Curtiu? Então, leia este artigo até o final e saiba mais sobre como colocar o benchmarking em prática!

O que é benchmarking?

Podemos definir esse conceito como o processo de analisar produtos, serviços e processos, em comparação com os concorrentes que se destacam em um ou mais aspectos. O benchmarking também pode ajudar as organizações a identificar áreas, sistemas ou processos para melhorias, sejam contínuas ou estruturais.

Se você acredita que existe algo que pode ser melhorado em sua organização, é importante obter insights sobre como ela se equipara aos padrões, para estipular ajustes como o corte de custos, aumento de eficiência, produtividade ou aumento de receita.

Em outras palavras, o benchmarking ajuda sua empresa a estabelecer um padrão interno ou externo, para se comparar com o propósito de melhoria contínua!

Os principais tipos 

Benchmarking Técnico

O benchmarking técnico é realizado pela equipe de design para determinar as capacidades dos produtos ou serviços, especialmente em comparação com os produtos ou serviços dos principais concorrentes. Por exemplo, em uma escala de um a quatro, como os designers classificam as propriedades dos produtos ou serviços da sua empresa? Se você não conseguir obter dados concretos, os esforços de design podem ser insuficientes e os produtos/serviços podem ser insuficientes para competir no mercado.

Benchmarking Competitivo

O benchmarking competitivo compara o quão bem (ou mal) uma empresa está se saindo em relação à concorrência líder, especialmente com respeito a atributos, funções ou valores importantes associados aos produtos ou serviços. Por exemplo, como os clientes classificam os produtos ou serviços, em comparação com os da concorrência líder? 

Como o nome sugere, o benchmarking competitivo é sobre definir metas com base no que seus concorrentes estão fazendo. Ao estudar as práticas e os padrões de empresas semelhantes para corresponder ou exceder o status do setor, a sua empresa pode obter uma vantagem competitiva.

O benchmarking dos concorrentes pode impactar em tudo, desde salários de funcionários, serviços prestados aos clientes e até mesmo moral dos funcionários!

Benchmarking Interno

O benchmarking interno se preocupa em melhorar o seu negócio, comparando-o com dados históricos. Esteja você comparando departamentos organizacionais ou diferentes locais de filiais, você pode usar benchmarking interno, para descobrir as melhores práticas e compartilhá-las em toda a empresa.

Sendo assim, ele pode ajudar a eliminar o desperdício de tempo e dinheiro em um negócio. Os benchmarks internos nos quais as empresas devem se concentrar podem incluir coisas como desempenho e eficácia dos funcionários, bem como como os funcionários fazem uso das ferramentas fornecidas pela empresa.

Portanto, monitorar benchmarks internos é uma das maneiras mais eficazes de construir equipes resilientes. Os dados de benchmarking ajudam as empresas a identificar as maneiras mais eficazes de usar o talento dos funcionários, como organizar as tarefas para torná-las mais fáceis aos funcionários e à gerência.

Como funciona o processo

1. Planeje o que você deseja comparar.

O benchmarking começa com a identificação do que você deseja medir. Quer se trate de salário, vendas, desenvolvimento de equipe ou outra área de crescimento, você vai querer definir as atividades que está avaliando e as principais métricas que usará para acompanhar o progresso.

2. Faça pesquisas para coletar dados relevantes.

Depois de saber o que deseja medir, você pode começar a falar com funcionários, concorrentes, clientes e outras partes interessadas. Em seguida, realize conversas individuais ou em grupo, para coletar respostas da pesquisa, assim é possível obter feedbacks valiosos para iniciar o processo de benchmarking.

Você também deve realizar pesquisas sobre a posição atual de outras empresas ou departamentos. Por exemplo, se você estiver fazendo um benchmarking de salários, consulte sites como Glassdoor, para ver quanto outras empresas pagam pelos mesmos cargos e títulos em sua organização. Compreender a média do setor pode ajudá-lo a definir melhor seu próprio benchmark para medir o desempenho da empresa.

3. Analise os dados para avaliar onde você está e onde deseja estar.

Usando sua pesquisa, você pode descobrir onde está seu desempenho atual em comparação com outras empresas, para determinar uma meta apropriada e realista de melhoria. Então, organizar seus dados em um formato fácil (por exemplo, gráficos ou tabelas) pode fornecer uma imagem holística de quaisquer lacunas em seu desempenho e até onde você precisa ir para atingir o benchmark desejado.

4. Desenvolva um plano de ação.

Essa é a fase de implementação do processo de benchmarking, no qual você desenvolverá etapas viáveis ​​que você e suas partes interessadas podem seguir para atingir seus objetivos. Definir o sucesso de um plano de ação com antecedência fornece um caminho claro para atingir seus benchmarks.

Um bom lugar para começar é alavancar abordagens comuns de definição de metas, como SMART (específico, mensurável, acionável, relevante, limitado pelo tempo). Dessa forma, você pode dividir seus objetivos gerais de benchmarking em etapas menores com prazos concretos.

5. Monitore seu progresso.

Em intervalos regulares, verifique o progresso de sua equipe em relação às metas definidas em seu plano de ação. Isso pode ser semanal, mensal, trimestral ou anual, mas é importante acompanhar suas métricas de forma consistente. Se você está atingindo seus benchmarks, significa que seu plano foi bem-sucedido e você deve continuar. Se não estiver, pode ser necessário rever seu plano e curso correto.

Embora essas etapas possam ser adaptadas a muitas operações de negócios diferentes, sua empresa pode desenvolver seu próprio processo de benchmarking, com base nas metas específicas que você deseja alcançar. Dependendo do seu estado atual e para onde você deseja ir, algumas etapas podem ser mais complicadas ou exigir a ajuda de parceiros externos.

Os benefícios do Benchmarking

O benchmarking não é um exercício único, para realmente se beneficiar dessa prática, uma empresa deve se engajar em medições consistentes e contínuas de suas principais atividades para garantir que estão avançando em direção a seus objetivos.

As empresas que fazem do benchmarking uma prática regular podem:

Melhorar as operações internas

Isso acontece ao comparar seus processos e procedimentos, especialmente em relação aos padrões internos, pode ajudar sua equipe a se tornar mais eficiente e produtiva ano após ano.

Entender o que está funcionando e o que não está 

Uma análise profunda e completa do desempenho anterior do seu negócio permitirá que você identifique tendências e padrões, que você pode não ter notado enquanto estavam acontecendo. Olhar para esses dados lhe dará uma imagem clara de quais comportamentos e práticas melhoram os resultados gerais de negócios e quais não.

Adotar ou aprimorar as práticas dos concorrentes

Quando você estuda seus concorrentes, começa a entender o que eles estão fazendo para ter sucesso, bem como as áreas em que eles vacilam. Adaptando as melhores práticas dos concorrentes às necessidades da sua organização e se afastando das coisas que os clientes ou não gostam, você pode otimizar sua posição no mercado e atrair melhor o seu público-alvo.

Reduzir custos aumentando a eficiência

O benchmarking é mais frequentemente usado para melhorar o desempenho por meio da eficiência. Cortar o desperdício em seus processos, sejam custos no orçamento ou tempo, isso ajudará você a otimizar suas operações e, em última análise, reter mais de sua receita.

Focar em práticas e ofertas que promovam a satisfação e fidelização do cliente

Coletar feedback e dados de clientes lhe dará uma visão melhor do que eles gostam e do que não gostam. Dessa forma, você terá diversos insights sobre o que fazer para continuar retendo seus negócios no futuro.

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